In die Ecke Besen! Besen!

… seid’s gewesen!
Würde Goethe heute leben, so wäre der Besen wohl eines jener grenzgenialen elektronischen Hilfsmittel, von denen auch ich mir manchmal einbilde: „Ohne sie kann ich nicht mehr sein!“. Nach Pager, Handy und SMS wird uns soeben erklärt, dass Emails auf einen Taschencomputer gepusht noch mehr Zeit sparen werden. Für jene Glücklichen, die Blackberry noch für Brombeeren halten und mit Push-Email noch nicht so vertraut sind, ein anschauliches Beispiel: Während Sie konzentriert arbeiten oder ein Gespräch mit einem wichtigen Geschäftspartner führen, kommt im Minutenintervall der Briefträger und drückt Ihnen jede Art von Post in die Hosentasche, wo sie mit einem spürbaren Vibrato landet. Also kurz nachschauen – es könnte ja wichtig sein – unaufmerksam „Ja ja…“ zum Gesprächspartner sagen und am Ende des Tages feststellen, dass sie bei der Arbeit nichts weitergebracht haben oder der Geschäftspartner bei einem Konkurrenten gekauft hat. Im realen Leben würden Sie den Briefträger fragen ob er ganz bei Verstand ist. In unserer schönen neuen eWelt zahlen wir auch noch für den eBriefträger Blackberry&Co und reden uns ein, wie wichtig es ist alle eMails schon während des Tages erledigt zu haben. Zeit gespart? Oder hat uns der Besen des Zauberlehrlings vor sich hergetrieben? Unbestätigten IT-Branchengerüchten zufolge sind bei Microsoft ungefähr 1.000 Mitarbeiter permanent damit beschäftigt die Eingangsmails von Bill Gates zu bearbeiten und nur die wichtigen zu ihm durchzulassen. Auch wenn es eine Zehnerpotenz Personen weniger ist: Jetzt weiß ich, warum Billy PDAs anpreist, aber selbst wahrscheinlich keinen dabei hat. In diesem Fall scheint mir das Sprichwort umgedreht: “Wein predigen und Wasser trinken!”

Wissenschaftlichen Studien zufolge braucht man ca. 8 Minuten um nach einer Unterbrechung wieder mit derselben Konzentration bei der Arbeit zu sein wie vorher. Wenn man weiters davon ausgeht, dass ein Angestellter während der Arbeitszeit alle 3 Minuten eine eMail erhält, so ist er/sie im besten Fall 5 Minuten nach Arbeitsende wieder konzentriert – gerade rechtzeitig für den Heimweg. Erst kürzlich habe ich von Microsoft Tipps und Tricks für effizienteres Arbeiten erhalten. Managing Interrupts aus office.microsoft.com liest sich stark gekürzt wie folgt: „Stellen Sie Ihr Outlook auf Offline. Konfigurieren Sie es so, dass die Nachrichten in größeren Intervallen und nicht permanent abgeholt werden. Bearbeiten Sie Ihre eMails zu bestimmten geblockten Tageszeiten und nicht permanent.“

Wie sich jede Schale voll mit Wasser füllt!
Dazu kommt, dass ein Großteil des eMailverkehrs in Firmen abteilungsintern ist. Mail hat den handgeschriebenen Zettel ersetzt, den man dem Kollegen ins Postfach oder auf den Schreibtisch gelegt hat. Nur ist die Email leider im Vergleich zur Handschrift völlig steril. Ein groß hingeschmiertes Rufzeichen oder ein Smiley auf einem Zettel springt ins Auge. Eine eMail sieht aus wie die andere. Und ist sie dank der Flut der eMails aus dem sichtbaren Bereich des Posteingangsordners hinausgerutscht,  ist sie auch schon aus dem Auge, aus dem Sinn. Ob der TabletPC das verändern könnte? Vielleicht ein Thema für die nächste Ausgabe. Bei Veritas Software hat der Executive VP der Marketing Abteilung, Jeremy Burton aus über 400 internen Mails pro Tag die Konsequenz gezogen: Freitags sind abteilungsinterne Emails verboten. Das revolutionäre Kommunikationsmittel „Miteinander reden von Angesicht zu Angesicht!“.

Zurück zu den Vibrationen der Brombeere
Zum Glück ist jeder von uns sein eigener Hexenmeister, der mit dem „AUS“-Knopf jederzeit ein „In die Ecke Besen, Besen seid’s Gewesen“ verkünden kann – und im Sinne seiner Arbeitseffizienz und Gesprächspartner auch tun sollte. Doch halt! Waren Sie schon einmal verärgert, wenn jemand nicht prompt auf eine Mail von Ihnen geantwortet hat? Schon öfter? Zum Funktionieren dieser schwierigen Übung fehlt also noch die Kleinigkeit, dass wir auch als Absender oder Anrufer akzeptieren, dass jemand nicht sofort antwortet und immer für uns verfügbar ist. Gehetzt und getrieben fühlen wir uns verpflichtet schnell zu kommunizieren. Was machen uns die Gurus der Informationsgesellschaft weis: Der Schnellere frisst den Langsamen! Wann haben Sie zuletzt eine Mail noch rasch vor dem Weggehen verschickt und der Empfänger war über den Inhalt völlig unverständlicherweise massiv verstimmt, ja sogar verärgert? Bei mir im Unternehmen gibt eine Regel: Wenn davon auszugehen ist, dass der Empfänger die Mail heute nicht mehr liest, dann wird sie auch nicht mehr versendet. Überschlafen, morgen mit anderen Augen noch einmal lesen, umformulieren und erst dann versenden. In der Ruhe liegt die Kraft!

PDA, IT, VP? Sind Ihnen Abkürzungen und Anglizismen im Text unangenehm aufgefallen? Eine Berufskrankheit – als Wiedergutmachung ein kleiner Quiz: Wenn Sie eine Idee haben wofür der Titel dieser Kolumne im Langtext steht, senden Sie mir eine Mail mit dem Betreff „VÖI Bits&Bytes“. Aber auch Anregungen, Kritik oder Fragen sind herzlich willkommen.

Ich darf mich bei jenen bedanken, die bis hierher gelesen haben und verbleibe bis zur Sommerausgabe,
Ihr Michael Schober!