ERP Ausschreibung

Das Lastenheft schlägt bei den Anbietern auf

Sie wissen wer dabei sein soll. Das Lastenheft haben Keyuser und Management inhaltlich freigegeben. Nun stellt sich die Frage: Wie und was versenden wir an die Anbieter? In den Anfängen meiner EDV-Karriere waren das Papierorder mit händisch auszufüllenden Tabellen. Manche heutige „handgemachte“ Ausschreibung ist ein PDF mit einem Textdokument das ausgefüllt werden soll und dann gibt natürlich die tabellenkalkulationsbasierenden (um nicht ein Produkte zu nennen 😊) Ausschreibungen. Und immer öfter werden auch Web-Portale genutzt.

 

„WIE“ bestimmt „WAS“ Sie bekommen

Die Papierordner lasse ich weg. Der wichtigste Punkt der Ausschreibung ist, dass die Struktur  und mögliche Ausprägung von Antworten von Ihnen schon im Lastenheft vorgegeben wurden. Je weniger interpretationsspielraum bleibt, desto exakter werden auch die Antworten ausfallen. Exakte Antworten können mit Formeln be- und ausgewertet werden. Etwas das mit schreibgeschützten EXCEL Dateien schon recht gut möglich ist. Aber zusätzlich einen Dialog mit dem Anbieter während des Ausschreibungsverfahrens können Sie nur über eine Onlineausschreibung wirklich ermöglichen.

 

Motivation der Anbieter!

Sie werden eine langjährige Partnerschaft und Zusammenarbeitsbeziehung mit einem Anbieter eingehen. Deshalb plädiere ich dafür, alle Anbieter fair zu behandeln. Keine Scheinangebote einholen für bereits getroffenen Entscheidungen, realistische Fristen setzen, etc. Ein Nutzen von etablierten Ausschreibungsplattformen kann auch sein, dass die, in der letzten Ausgabe erwähnten Standardfragen, in den Lastenheftvorlagen, von den meisten Anbietern schon einmal beantwortet wurden. Smarte Plattformen ermöglichen es den Anbietern diese Antworten zu übernehmen. Damit werden vertragsverbindliche Antworten auf Standardfragen gegeben. Gleichzeitig aber der Fokus auf die unternehmensspezifischen Funktionen und Prozesses.

 

Wozu Standardfragen stellen? „Die Retourgangmetapher!“

Auf die Gefahr mich zu wiederholen. Ich schreibe das beim Heimflug nach dem Abschlussbericht zu einem ERP-Audit. Ein Projekt, dass 6+ Jahre läuft bisher ca. 14 Mio Euro gekostete hat und ohne Lastenheft und Ausschreibung begonnen wurde. O-Ton Metapher des Kunden: „Es ist wie in einem Auto zu sitzen mit dem sie nicht einparken können. Der Verkäufer sagt lächelnd: Sie haben nie einen Retourgang verlangt! Möchten Sie einen? Bauen wir gerne gegen vollen Aufwand ein.“ Wir spreche in diesem Projekt von einem namhaften Standard ERP System!

 

Empfehlung für die Quadratur des Kreises

Einerseits sollte die Ausschreibung vollständig sein, was den Umfang erhöht, andererseits der Aufwand für die Anbieter überschaubaren und in einem guten Verhältnis zur Gewinnwahrscheinlichkeit liegen. Letzteres haben wir bereits mit der Marktrecherche und dem RfI weitestgehend abgedeckt. Ungefähr 3-5 Anbieter sollte die Ausschreibung erhalten.


Qualität der Angebote erhöhen

Jeder Anbieter wird immer seinen Aufwand im Verhältnis zur Abschlusswahrscheinlichkeit setzen. Bewusst oder unbewusst. Um die Kompatibilität zwischen Ihnen und den Anbietern testen zu können, empfehle ich, wenn möglich vor der Ausschreibung mit allen Anbietern bereits Assessments oder Workshops abzuhalten. Beide Seiten haben damit bessere Basis für die Entscheidung „ob man sich die Ausschreibung antut“, und wenn ja, dann wird das Angebot auf Basis des persönlichen Informationsaustausches wesentlich fundierter sein, als wenn die Mitarbeiter des Anbieters nur Ihre Unterlagen gelesen = interpretiert haben.


Es menschelt immer und überall

Krankheit eines Beraters, familiäre bedingte Ausfälle haben bei „sturem“ Kundenverhalten schon zum Ausscheiden von Anbietern geführt. Natürlich gibt es wie überall schwarze Schafe, aber von einer solchen Momentaufnahme gleich auf „Na wenn er keinen Ersatz hat, dann ist er eben draußen!“ zu schalten, kann zum Eigentor werden. Ich kann ihnen kein Rezept geben wie man überprüft ob der Grund wahr ist, oder nur eine Ausrede – aber den Tipp: Geben Sie im Zweifel eine zweite Chance, wenn SIE den Anbieter wollen – wenn SIE ihn ohnehin als „an der Kippe“ sehen dann nehmen Sie den Fall als Zeichen des Himmels 😊.

 

Fragen beantworten und warten

Wenn wer Fragen stellt, kann es zwei Gründe haben: Der Anbieter beschäftigt sich wirklich mit ihrer Ausschreibunge ODER er sucht nach Gründen für oftmalige sozialer Kontakte, die seine Abschlusschancen erhöhen sollen. Als positiv denkender Mensch gehe ich einmal grundsätzlich von ersterem aus. Häufen sich die „Ach da war ich noch was …“-Fragen wird es verdächtig und eine Reduktion auf ein normales Maß ist angebracht.


Im realen Projekt sollten Sie den Anbietern 4 bis max. 6 Wochen Zeit zur Beantwortung geben in unserer „Der Ingenieur“-Serie kommt „Die Auswertung“ im Herbst!
Bis dahin einen schönen Sommer!

Michael Schober – Der ERP-Tuner

PS: Für dringende persönliche Rückfragen finden Sie meinen 2CV und mich wieder in Sigri, am westlichsten Zipfel von Lesbos und jederzeit natürlich unter M.Schober@derERPtuner.net
Mehr über Michael Schober, 1978 Matura TGM/Betriebstechnik und alle bisherigen Bits&Bytes4“ finden Sie auf
www.derERPtuner.net  

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