Michael Schober

David und Goliath im ERP-Land 2.0

Die erste garantiert wirklich subjektive objektive Marktübersicht

(2016 überarbeitete Neufassung des Artikel in der Ausgabe 2/2007 **)
Allein im deutschsprachigen Raum gibt es ungefähr 300 ERP-Systemplattformen viele davon kleine lokal agierende Davids und einige Goliaths wie Microsoft und SAP. Letztere werden von Implementierungspartnern zu mehr als 1.200 Lösungen geformt. In regelmäßigen Abständen werden sie in schönen Tabellen einander gegenüber gestellt. Mehr oder weniger neutrale Beratungsunternehmen versuchen objektive Kriterien aufzustellen um den armen Suchenden ein Pfadfinder zu sein. Interessanterweise gibt es aber auch wieder Unternehmen, die ihren Rat bei parteiischen Beratern wie ich es 2007 noch war zu suchen. Der Grund „Da weiß ich wenigstens schon vorher woran ich bin und es kommt keiner heimlich durch die Hintertür herein“. Hinweis: „ERP“ ist in Ausgabe 2006/03 auf Seite 12 erklärt. Für all jene, die vor einer ERP-Entscheidung stehen, hier die erste garantiert subjektive und unvollständige Marktübersicht aus der Praxis der letzten Jahre.

Wie soll ich bei der Auswahl vorgehen?

Am Anfang steht die Glaubensfrage: Wenn der letztendliche Entscheider (=Zahler) im Unternehmen irgendwelche Anbieter oder Systeme aus emotionalen Gründen ausschließt, dann sollten Sie diese gar nicht erst evaluieren. Wer Anbieter aufgrund Größe, Marktstellung, des Betriebssystems, der Hardware oder „einfach so halt“ nicht mag, wird davon im Rahmen einer ERP-Auswahl kaum abkommen, außer …

… die Unternehmensstrategie legt die Latte.

Bei „Expansion ins Ausland“, „Anbindung von weltweiten Distributoren und Handelsvertretern“ lauten die Kriterien Mehrländerfähigkeit, mehrsprachige Benutzeroberfläche. Und das alles in einer Installation um länder- und firmenübergreifende Geschäfte effizient abwickeln zu können. Funktionen, die eher bei den großen Anbietern zu finden sind. Aber auch dort sei zur Vorsicht gemahnt: Der Name allein bürgt nicht automatisch für alles! Andererseits, wer im Bezirk bleiben und gar nicht wachsen will, kann auch mit den Systemen guter kleiner lokaler Anbieter das Auslangen finden.

Machen 100+ Seiten Kriterienkataloge wirklich klüger? (siehe auch **)

Auch auf die Gefahr von so manchem Berater gesteinigt zu werden: Die Antwort ist zu fast 100% nein!
Wieso nur fast 100%? Es kommt wie immer darauf an!

  • Wenn das Lastenheft mit einem Berater von NULL („square Zero“) neu erstellt wurde und dieser dafür Zig Personentage verrechnet hat, dann: Schade um das viele Geld!
  • Wenn der Berater eine Lastenheftvorlage genommen hat, Sie als Kunde davon Wissen und nur die Anpassung davon zahlen, aber der Katalog von jedem Anbieter jedesmal komplett neu ausgefüllt werden muß, dann: Schade um etwas weniger Geld und Schade um die Ressourcen der Anbieter!
  • Wenn ein Berater eine – am Besten branchenbezogene –  Vorlage, verwendet hat (die darf auch ein bisschen Was kosten!), damit nur wenige Tage mit Ihnen verbracht hat um das Lastenheft zu erstellen UND die Antworten der Anbieter zu den Standardfragen bereits aus anbieterbezogenen passenden Vorlagen initialisiert sind, dann:
    • sparen Sie Zeit und Geld bei der Lastenhefterstellung
    • können für Standardfragen Ihre Priorität vergeben und Zusatzfragen formulieren
    • die Anbieter können sich auf die „Nicht-Standard“ Fragen konzentrieren und sind mit den 100+ Seiten trotzdem schnell fertig
    • haben Sie aber auch die Vertragssicherheit, dass die Standardfunktionen, die „eh‘ jedes System können muss“ auch verbindlich beantwortet wurden.
      Gerade diesen letzten Punkt habe ich auf der Anbieterseite blutig lernen dürfen:
      Wenn der riesengroße Hersteller auf die Frage eines verärgerten Endkunden „Aber das ist doch Stand der Technik? Das kann doch jedes ERP-System!“ mit einem Achselzucken antwortet: „Ist aber keine gesetzliche Vorschrift.“, dann verstehen Sie plötzlich, warum in den Katalogen auch diese blöden Standardfragen stehen.
      Vertragssicherheit und damit Projektsicherheit ist das Ziel!

Es stimmt schon, dass nur wenige dieser schwergewichtigen Anforderungskataloge (korrekt „Lastenheft“) geeignet sind, danach ein Projekt im Detail abzuschätzen. Keiner der Kataloge überlebt in der Praxis die ersten paar Projektwochen, weil das Wissen über ein neues System automatisch die Anforderungen der Benutzer verändert. Die wertvolle Ausschreibung verkommt aber hoffentlich nicht zur Makulatur: Es bleiben die ursprünglichen Anforderungen der Benutzer! Wenn das gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter erarbeitete Pflichtenheft nichts Anderes dazu spezifiziert hat oder die implementierte Lösung nicht funktioniert, dann greifen Sie auf das Lastenheft zurück.
Wenn Lastenheft SEHR UNGLEICH Pflichtenheft, dann: Individualprogramm – wovon ich dringend abrate. Flexible moderne Systeme können durch einfache Einstellungen oder Programmanpassungen rasch und gemeinsam mit dem Benutzer um die notwendige Funktion erweitert werden. Mehr als einmal hörte ich schon den Stoßseufzer: „Um das Geld, das für die Erstellung des Lastenheftes ausgegeben wurde, hätten wir mit Ihnen schon das ganze Projekt machen können – dafür sparen wir jetzt bei der Endbenutzerschulung“.
Und noch ein Tipp bevor Sie viele Anbieter mit dem ganzen Lastenheft „quälen“: Für die den Request-for-Information  filtern Sie die Kernkriterien aus dem Lastenheft (auf maximal 50 Fragen) und fragen Sie durchaus eine größere Anzahl Anbieter, ob sie Interesse haben an der Ausschreibung teilzunehmen.
(ACHTUNG: ** unten lesen!)

Die Au muß schön sein, denn Millionen Gelsen können nicht irren!

Ja es stimmt: Branchenlösungen und -referenzen geben Sicherheit. Aber sehr viele Installationen schon seit vielen Jahren am Markt kann auch heißen: Das Fundament des Systems ist technologisch nicht mehr am letzten Stand, vielleicht eine portierte DOS, VAX, HP3000 … – Lösung? Kratzen Sie an der Oberfläche, stellen Sie die richtigen Fragen. Nicht alles, was wie Windows aussieht ist auch für Windows gemacht. Lassen Sie sich nicht von der Anzahl der Referenzen so blenden, daß Sie keine Referenz aktiv kontaktieren. Hier kann ein Meinungsaustausch mit einem erfahrenen EDV-Berater mit Marktüberblick hilfreich sein. Ein Tipp für innovative Unternehmer, die Wert auf Vorsprung legen: Innovative und kreative Anbieter suchen oft Erstkunden um mit Ihnen gemeinsam eine Referenz aufzubauen!

ERP = Sicherheit3

ERP-Entscheidungen sind Sicherheitsentscheidungen. Nach den Referenzen ist die Frage wesentlich, wie lange das Produkt bzw. Weiterentwicklungen davon am Markt aktiv verkauft werden. Auch die finanzielle Lage und Strategie des Herstellers ist einzubeziehen: Wird er eigenständig weiterleben? Ist er ein Übernahmekandidat? Wird er seine Geschäftstätigkeit einstellen?

Habe ich Ihnen bei Ihrer Entscheidung geholfen?

Nein? – Das beruhigt mich! Denn Hand aufs Herz: Am Ende ist ERP-Systemauswahl wie Partnersuche im ganz normalen Leben eine Frage von Sympathie und Vertrauen. Oder wie sagte eine Ex-fast-Schwiegermutter tröstend zu mir „Für jedes Häferl gibt’s einen Deckel!“

Ich freue mich wieder auf Ihre Kommentare – genauso sehr wie über konkrete Projektanfragen.

Ihr Michael Schober!

** Anmerkung zur Neufassung des Artikels 2016:

Der ursprüngliche Artikel war (2007) mit meinem damaligen Wissen als ERP-Anbieter entstanden. Andere ERP-Anbieter und ich hatten uns u.a. über diese umfangreichen Ausschreibungen immer wieder massiv geärgert. Bei den Trovarit-Ausschreibungen war diese Sicht, wie ich heute weiß, aber falsch!
Warum? Weil uns Anbietern vom damaligen Österreich Trovarit-Vertreter der Anbieternutzen der gegebenen Antworten und Vorlagen nicht kommuniziert wurde! Immer wieder beantworteten wir 1.500 und mehr Fragen von denen 95% ident zur letzten Ausschreibung waren.
Durch eine Folge von Zufällen – seine Trovarit-Kooperation endete 2010; ich wollte „ERP reparieren statt wegwerfen“ und mein Know-How nicht mehr auf ein System beschränkt anbieten; Trovarit hatte den ERP-Audit und ich kannte sie bereits als meinen Auftraggeber für CabarERP  – übernahm ich das Trovarit Büro Österreich im Herbst 2011, nachdem ich auch gelernt und verstanden hatte, wie der IT-Matchmaker wirklich funktioniert. Ich habe versucht, den Artikel neu formulieren und dennoch neutral  zu bleiben.
Besonders verändert wurde der Absatz: „Machen 100+ Seiten Kriterienkataloge wirklich klüger?“ .
Um aber nicht dem Vorwurf des „Ministeriums der Wahrheit“ ausgesetzt zu sein, bzw. wenn Sie wissen möchten, wie ich damals die ERP-Welt gesehen habe: Die Originalfassung vom Juli 2007 können Sie in der gedruckten Ausgabe 2/2007 von „Der Ingenieur“ nachlesen. Auch mich kann Nichts davon abhalten Klüger zu werden!

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