ERP Potentialanalyse

Der Fortsetzungsgeschichte erster Teil

Da ist es, dieses kollektive Bauchgefühl, dass in Ihrem ERP nicht alles ganz rund läuft. Viele jammern in den Kaffee- und Teeküchen, einige sind der Meinung „raus damit und durch das System XY ersetzen!!“, weil das kennen sie von der früheren Firma und das wird alle Probleme lösen. Demgegenüber stehen ein paar alte HäsInnen, die das jetzige System miteingeführt haben, finden alles gaaaaanz Super – die Jungen haben ja blos keine Ahnung!

„Was tun?“, sprach …
… natürlich nicht Zeus, aber jemand ganz in seiner Nähe: EigentümerIn oder Geschäftsleitung! Auf wen hören? Was ist die Wahrheit? Natürlich ist auch Ihr Kerngeschäft nicht das Betreiben eines ERP! Brauchen wir wirklich was Neues? Geben wir denen nach, die nur laut schreien? „Na schau‘n wir uns einfach ein paar Systeme und Anbieter einmal an! – Ganz unverbindlich“ – eine leider häufige und durchaus riskante Vorgehensweise. Nicht selten schafft es ein guter Verkäufer – seine Chance witternd – „im Vorbeigehen“ ein System zu platzieren. Verstehen Sie mich nicht falsch: Das muss nicht unbedingt schlecht sein, aber wenn es im Projekt kriselt kommt dann das berühmte „Hättiwari-Gesuder“ oder noch schlimmer: Jemand, der bei der Entscheidung unabsichtlich übergangen, aber wichtig ist, wurde meckert andauernd herum.

Darum prüfe, wer sich …
… von wegen „ewig“ J : Eine durchschnittliche Ehe hält 9 Jahre. Aber gemäß aktuellen Trovarit-Studien ist die zu erwartende Nutzungsdauer einer ERP-Entscheidung, die sie heute treffen  17 Jahre! Und mit dem System muss die ganze Firma leben! Also rate ich meinen Kunden und Studenten dringend dazu, das Bauchgefühl zuerst einmal auf eine sachliche Ebene zu bringen.

Wie arbeiten wir heute wirklich?
Als erster Schritt ist es ratsam zu dokumentieren wie ihr Unternehmen heute funktioniert. Eine Systemlandschaft bestehend aus Software und Hardware ist immer eine guter Anfang. Funktionsbereiche, Hauptprozesse und durch welche Hauptfunktionen sie abgedeckt werden. ACHTUNG: Detailprozesse nur dort wo unbedingt notwendig. Vorsicht vor Beratern die ALLE Prozesse dokumentieren wollen! Der Aufwand dafür schwankt nach Art und Größe des Unternehmens. Aber ist man nicht völlig speziell, ist das in ein paar Tagen erledigt.
UND NOCH EIN TIPP: Am besten, wenn die Mitarbeiter selbst die Prozesse dokumentieren und dieses Doku auch laufend aktuell halten. Wie? Sprengt leider den Rahmen der Kolumne – senden Sie mir eine Mail und reden wir drüber!

Portalgestützte Potentialanalyse – ERP-Audit
Eine gute Möglichkeit die Gerüchte aus den Teeküchen auf die Sachebene zu heben ist eine strukturierte Potentialanalyse. Dabei werden sowohl auf Benutzerebene die Prozessschritte auf Qualität der Systemunterstützung und Häufigkeit abgefragt, als auch der Wertbeitrag und die Wichtigkeit der Prozessschritte – mit der Möglichkeit jeweils Vorschläge und Anmerkungen zu machen. Aus der breit angelegten Befragung lassen sich Handlungsfelder erarbeiten mit denen dann sachlich fundiert entschieden werden kann wie es mit der Business Software weiter gehen soll. (Tipp: www.erp-roadmap.at)

Ein Neues oder das Alte erneuern?
Für die Navigation zum Ziel: „Bessere Unterstützung durch ein ERP-System“ haben Sie somit die wichtigste Vorarbeit geleistet. Sie wissen ihren Standort UND Sie wissen auch wo sie hinmöchten – ohne diese beiden Punkte kann kein Navi den Weg bestimmen! Jetzt kommt der nächste Schritt herausfinden: WIE komme ich hin? Oft ist nach der Analyse die Entscheidung aufgrund von k.O.-Kriterien schon klar, ob es ein Neues werden wird oder eher die Erneuerung des Alten. Aber auch ist es oft überraschend, herauszufinden, was das „Alte“ alles kann, wenn man den Lieferanten strukturiert mit den Anforderungen konfrontiert – und vielleicht dabei noch die Möglichkeit einer Systemablöse in den Raum stellt J.

Bleiben wir Fair zu den Alten!
Eine wesentlicher Anteil an diesen „Wundern“ ist auch dem Aufdecken von Schulungsmängeln, Unwissenheit und dem Vergessen durch Personalwechsel im eigenen Haus zu zuschreiben. Oder vielleicht liegt es auch daran, dass Sie ein paar Releases nicht installiert haben? Je nach Aufbau Ihres Systems werden nun auch die Kosten des Updates auf das aktuelle Release ihren Anteil an der Entscheidung haben.
Auf jeden Fall empfehle ich Ihnen dieses Projekt von jemandem Extern begleiten zu lassen, der nicht selbst ein System verkaufen will UND Erfahrung mit der Optimierung und Auswahl von möglichst vielen ERP-Systemen hat! (… meine Webseite steht ganz unten J ).

In der nächsten Ausgabe reden wir über die Marktrecherche und das Lastenheft – die Latte über die sowohl das Alte wie auch „ein Neues“ kommen müssen. 

Bis dahin einen schönen Sommer!
Michael Schober