Michael Schober

ERP Vertrag und Pflichtenheft

Entscheidung gefallen? – wirklich?

Nach dem Workshop und den Referenzbesuchen /-telefonaten sollte der Wunschpartner des Keyuserteams nun zweifelsfrei feststehen. Sollte? – Sollte! Weil es auch bei eindeutiger und einstimmiger Keyuserteamentscheidung vorkommt, dass diese aus „politischen“ Gründen hinterfragt oder sogar überstimmt wird. Effekt: Die Keyuser werden – höflich formuliert – das Gefühl haben missbraucht worden zu sein! Meine persönliche Meinung: Kein guter Start für ein erfolgreiches ERP Projekt! Mehr kann und will ich dazu nicht beitragen. Deshalb weiter mit jenen Schritten, mit denen es in den meisten Projekten weiter geht.

Vertragen ist besser als streiten

„Der beste Vertrag ist der, den man nie wieder braucht!“ – Sie erinnern sich an 2016: „Die  durchschnittliche Lebenserwartung eines ERP Systems ist 18+ Jahre“ – zu meinen Studenten sage ich: „…dreimal so lange wie eine Ehe – darum ist das ‚sich Vertragen‘ der Partner im ERP Projekt auch dreimal so wichtig!“. Meine Tipps sind natürlich nicht rechtsverbindlich sondern aus der Praxis.

Der Kinderschaukelcartoon …

… ist die ewig gültige Metapher über Projekte! Besonders bei immateriellen Projekten wie ERP Implementierungen ist die Gefahr der Abweichung von „was der Kunde wollte“ bzw. „sich vorstellte“ … bis zum Bild „was geliefert wurde“ besonders groß. Gibt es eine Lösung für dieses Problem? Ja, vorausgesetzt, dass sie das Projekt in überschaubaren Einheiten verfolgen. 

Vertrag vor dem Pflichtenheft?

Sinnvollerweise sollte der Vertrag vor der Erstellung des Pflichtenhefts fertig, und vor allem fertig verhandelt sein. Eine beidseitige Rücktrittsmöglichkeit nach dem Pflichtenheft ist  durchaus sinnvoll. Gründe dafür können Preis- und/oder Leistungsabweichungen sein. Wie im Fall des Rücktrittes mit den Aufwänden für das Pflichtenheftes umgegangen wird, sollte vorher definiert sein. Ziel sollte ein Werkvertrag sein (nicht Dienstleistung auf der nach oben offenen Stunden und Euroskala!). Das Werk bzw. die Teilwerke des Vertrages sind im Pflichtenheft, dass als Anlage dem Vertrag beigefügt wird, zu beschreiben. ABER nicht vergessen: AUCH das Lastenheft ist – nachrangig zum Pflichtenheft – im Vertrag angeführt!

Lastenheft <-> Pflichtenheft

Ich höre den Aufschrei der regelmäßigen und treuen Leserinnen „Net scho wieda!“ und fasse mich kurz. Lastenheft = WAS ist zu liefern; Pflichtenheft = WIE wird das WAS mit dem gewählten System umgesetzt. Eine beliebte Methode, speziell großer Anbieter, um die „Last des WAS“ los zu werden: „Unser System ist so umfangreich und leistungsstark! – Sparen wir den Aufwand und machen wir doch nur ein Differenzpflichtenheft zu unserem System. Dabei schauen wir das Lastenheft parallel durch. Vertragsbestandteil ist dann der Einfachheit halber nur mehr das gemeinsam erstellte Differenzpflichtenheft.“
Verlockend! Aber riskant – SIE kennen Ihre Anforderungen laut Lastenheft, aber Sie können NICHT wissen was das tolle System alles kann! – Das wissen oft nicht einmal die Mitarbeiter des Herstellers / Implementierers. Stimmen Sie dieser Vorgehensweise zu, dann haben Sie damit die Arbeit für das Lastenheft vernichtet. Es ist nicht mehr Vertragsbestandteil! Sondern durch die Leistungsbeschreibung des Systems (siehe 2017/02 „Retourgang“) ersetzt.

Anforderungsänderungsverfahren im Vertrag

Neudeutsch „Changerequests“ (CR) sind so sicher wie das Amen im Gebet! Definieren sie bereits im Vertrag wie mit CRs umzugehen ist: Wer entscheidet? Gibt bis zu welchen Grenzen frei? In welcher Zeit? Was muss ein CR enthalten? Beschreiben Sie auch die Projektorganisation mit Aufgaben, Rechten und Pflichten. Definieren Sie Gremien und deren Sitzungsintervalle. Und achten Sie bei den Standardverträgen der Anbieter auf die Unterscheidung zwischen „Freigabe zum Echtbetrieb“ und „Abnahme“!

Projekte in der Wolke

Für vieles von dem was ich oben angerissen habe, gibt es heute Werkzeuge. In meinen Projekten nutze ich ein Projektportal, in dem von Anforderungsanalyse über Lastenheft-Pflichtenheft, Umsetzungsphasen bis zur Freigabe und Abnahme die Einzelpunkt des Lastenheftes verfolgt werden: Wird gemacht oder nicht gemacht … weil! Wird in Phase XY umgesetzt… Hat es dazu einen CR gegeben und damit ist die Anforderung / Kosten / Zeitplan verändert? … damit ist die Veränderung der Kinderschaukel nicht ausgeschlossen, ABER sauber dokumentiert WARUM sie nun anders aussieht. Daneben können im Portal auch Zuständigkeiten, Rollen und Aufgaben geführt werden – und wenn man möchte auch Projektzeiten je Teilwerk erfasst werden. Wenn sie ein solches Portal in ihrem Projekt sinnvoll nutzen möchten, dann rechtzeitig damit beginnen – optimalerweise bereits beim Lastenheft, oder sogar davor!

Michael Schober – Der ERP-Tuner
Beispiele für ein Projektportal ((c) Trovarit):

 

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