Michael Schober

Garbage-In – Garbage-Out – Die Diagnose

Erinnern Sie sich noch an ERP?

In der Ausgabe 2006/3 zum Thema ERP, hatte ich über Oliver Wight geschrieben. Eine der Kernaussagen von Oliver Wight ist: Wenn ihre Stammdaten richtig gepflegt sind, ihre Stücklisten stimmen und ihre Lagerbestände und die Planung stimmt, dann können sie nicht mehr verhindern, daß ihr Unternehmen Gewinn macht. Natürlich ist das eine vereinfachte Darstellung, aber mit hohem Wahrheitsgehalt.

Woher kommen die Stamm- und sonstigen Daten?

Eine Trivialfrage? Durch mühevolle Arbeit über Jahre hinweg werden vom Außendienst Kundendaten auf Zetteln notiert, Stücklisten von Technikern aufgebaut, Artikel und Lieferanten von Einkäufern definiert und hoffentlich richtig auf Stammkarten, Karteiblättern und später in EDV-Systemen erfaßt. Und dann?

Wer pflegt die Daten?

Wenn die Daten einmal im System sind, fängt es erst so richtig an! Für viele ist es schon schwierig Änderungen, die im eigenen Unternehmen verursacht werden zu verwalten. Noch schwieriger und aufwendiger auch jene „einzufangen“ die von außerhalb kommen. Seien es vom Kunden geforderte Änderungen, vom Lieferanten ungewünscht durchgeführte oder auch Veränderungen von Firmeninformationen wie Adreßänderungen, Telefonnummern, Firmennamen bis hin zu Insolvenzen und Änderungen von Eigentümerstrukturen.

Der gefährlichste Virus? – Der Anwender!

Es ist schon wichtig, EDV-Systeme gegen Viren und Hacker aus dem Internet zu schützen. Diese Angriffe zielen zumeist auf völlige Zerstörung oder Diebstahl von Daten. Aber schon in Zeiten vor eMail und Vernetzung war die wesentlich größere Gefahr für die Qualtität der Daten der Anwender selbt. Nicht vorsätzlich! Sondern durch zu wenig Sicherheitsvorkehrungen bei der täglichen Datenerfassung. Ein praktisches Beispiel: Kürzlich rief uns ein Kunde an, daß er auf einem Artikel, der seit vielen Jahren nicht mehr bewegt wurde ein Bestand von Zig-Millionen Stück zu finden sei. Nach kurzer Analyse konnten wir feststellen, daß bei der Inventur im Jahr 2001 die Artikelnummer in das Mengenfeld gescannt wurde. Die Menge entspricht exakt der Artikelnummer. Fehler bereinigt und gemeinsam gelacht. Bei 50.000 gelagerten Artikelstämmen ist ein solcher Fehler tolerierbar – wäre aber auch verhinderbar! An kritischen Arbeitsplätzen bauen wir zum Beispiel auch Plausibilitätsprüfungen auf „übliche“ Mengen und „Preise“ ein.

Wer kontrolliert die Daten?

Fehler wie soeben beschrieben, werden nie zu 100% zu verhindern sein. Letztlich sind Alarmlisten, laufende Änderungskontrollen bis hin zu Workflows technische Hilfsmittel für bessere Datenqualität. Wenn der Alarm und der Workflow ignorniert wird, so sind die IT-Systeme machtlos. Oft auch deshalb weil zu viele Alarme kommen – dann sind die Alarmkriterien zu überprüfen und wenn notwendig anzupassen.

Und wenn das (EDV-)System gewechselt wird?

Warum schreibt der Schober (EDV) in Klammer? Ganz richtig Systemwechsel ist auch, wenn man von keinem oder einem Papier-/Steckkarten-System auf ein anderes zB. ein EDV-System umsteigt. Jeder Systemwechsel verlangt, daß frühere Gewohnheiten aufgegeben und neue erarbeitet werden müssen. Daten der Altsysteme müssen, soweit sinnvoll möglich, in das neue Übernommen und dabei unbedingt VERBESSERT werden! Übernimmt man unbesehen automatisch, so kommt es zum „Garbage-In – Garbage-out“! Ein neues System mit altem Datenschrott hat noch nie zufriedene Anwender hervorgebracht!

Parallelechtbetrieb mit Hängeregister

Mich traf es wie der Blitz als ich mit einem Interessenten einen Referenzbesuch bei einem Kunden machte und neben der Einkaufssachbearbeiterin ein Hängeregister mit Artikelbestellkarten stand, das prompt vom Interessenten hinterfragt wurde. „Nein, Nein! Im neuen System stimmt Alles und ist auch Alles drinnen.“ Eigentlich weiß sie selbst nicht warum – wahrscheinlich aus Sentimentalität schaut sie dort hin und wieder nach. Da fiel mir ein Stein vom Herzen und der Interessent wurde zum Kunden – mittlerweile auch schon im Echtbetrieb! – und das Hängeregister ist inzwischen im Keller verschwunden.

Nein, ich werfe nicht den ersten Stein!

Wenn Sie glauben wir machen alles perfekt, dann irren Sie! Während ich den Artikel schreibe tröpfeln die Rückantworten von einem Einladungsmail an 309 Adressen herein. Davon ca. 10% nicht zustellbar, weil die Mailadresse nicht mehr stimmt. Ungefährt die gleiche Quote gilt für Postversand. Weil wir nicht jeden Tag eine Aussendung machen, müssen wir damit leben. Zugekauftes Adressmaterial ist für uns nicht verwendbar, weil da zwar die Daten stimmen, wir aber nicht die individulle Vorgeschichte der Beziehung zwischen uns berücksichtigen können. Wie man das in den Griff bekommen kann? Das verrate ich Ihnen in der nächsten Ausgabe von Bits&Bytes4“ „Garbage-In – Garbage–Out – mögliche Theraphien“– bis dahin gehe ich

voller Datendrang in den Sommer!

Ihr Michael Schober

PS: Ich freue mich über Ihre Zusendungen mit Tipps, wie Sie Ihre Datenqualität in den Griff bekommen haben. Aber auch über Anfragen, Ihnen dabei zu helfen!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.