Michael Schober

Garbage-In – Garbage-Out II – mögliche Therapien!

Was bisher geschah

In der letzten Ausgabe habe ich Fragen aufgeworfen: Woher kommen die Stammdaten? Wer pflegt die Daten? Ist der Anwender ein gefährlicher Virus? Wer kontrolliert die Daten? In dieser Ausgabe möchte ich ein paar mögliche Antworten aufzeigen.

Verwenden Sie doch Daten, die bereits andere pflegen!

Ein Verfahren, daß bereits seit längerem im Einsatz ist, sind die am Markt angebotenen Adressdatenbanken. Typischerweise werden diese einmal gekauft und im besten Fall in periodischen Abständen aktualisiert. Eine Methode die den Nachteil hat, daß der Abgleich mit den zwischen den Updates erfolgten eigenen Änderungen technisch sehr aufwendig ist und meistens noch manuellen Eingriff erfordert. Das Ergebnis ist, daß die Update-CDs nicht mehr eingespielt werden und der eigene Adressenbestand trotzdem veraltet.

Kennen Sie Webservices?

Webservices sind Internetseiten, die von anderen Webseiten aufgerufen werden können. Ein einfaches und wahrscheinlich schon oft gesehenes Beispiel sind aktuelle Wetterdaten. Nicht jedes Hotel und jeder Golfplatz pflegen das Wetter selbst ein, sondern sie rufen ein Webservice auf, dem sie den Ort übergeben. Zurück erhalten sie das aktuelle Wetter und zumeist auch eine Prognose, die sie dann auf der eigenen Webseite darstellen. Damit das Hotel diesen Webservice auf seiner Seite nutzen kann, zahlt es an den Anbieter des Webservice eine kleine Gebühr. Ein Webservice kann aber auch von Ihrem ERP-System benützt werden, um online aktuelle Daten zu erhalten, ohne einen Browser starten zu müssen. Ein ebenfalls bereits gängiges Beispiel sind Währungskurse. Statt der täglichen Eingabe wird einfach ein Webservice aufgerufen.

Wo sind alle Firmendaten Österreichs immer aktuell?

Zurück zum Beispiel der Adressen, Firmennamen und UID-Nummern. Wenn Sie also sicher gehen wollen, daß die Firma an die Sie soeben eine Rechung schreiben wirklich an der Adresse ist und vor allem der Firmenwortlaut stimmt, damit die Rechnung auch formal richtig ist, dann sehen Sie einfach im Firmenbuch nach – und tippen die Daten von dort ab in Ihr ERP-System. Nein? Wollen Sie nicht? Was wollen Sie dann? – Nicht tippen!

COMPASS-Realtime – Firmendaten als Webservice

In diesen Tagen wird ein Produkt auf den Markt gebracht, daß die Pflege von Geschäftspartnerdaten revolutionieren wird: COMPASS-Realtime ist ein Webservice, das bereits mit direkten Verbindungen zu namhaften ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics™ AX und SAP ausgeliefert wird. Alles was Sie brauchen ist in Ihrem ERP-System auf einen Knopf zu drücken und der Datensatz kommt direkt aus dem Webservice in Ihr ERP-System. Welche Felder wohin übernommen werden können Sie in guten Implementierungen selber definieren.

Und was wenn sich die Adresse ändert?

Ganz einfach! Mit dem Anlegen des Kundenstammes aus COMPASS-Realtime wird gleichzeitig ein Kennzeichen gesetzt, daß Ihr ERP-System diese Adresse abonniert hat. Mit einer automatischen Funktion im ERP-System, die zB täglich läuft erfahren Sie ob sich bei Ihren Kunden und Lieferanten Name, Telefonnummer, Adresse, UID-Nummer etc. geändert haben. Die Unterschiede werden farblich hervorgehoben. Mit einem weiteren Tastendruck entscheiden Sie, ob Sie die Änderung in Ihr System übernehmen wollen oder nicht.

Sicherheit für Ihre Daten = Sicherheit für Ihr Unternehmen

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Wenn nicht mehr abgeschrieben werden muß, dann passieren weniger Fehler. Mit immer aktuellen Geschäftspartnerdaten haben Sie auch die Sicherheit, daß Rechnungen wegen falscher Adressen oder Firmennamen nicht zurückgesendet werden.

Und was ist mit den Artikelstämmen?

Eine berechtigte Frage. In manchen Industrien gibt es schon Implementierungen von „Webservices für Teilestämme“. Vor allem dort wo große Unternehmen ihre Geschäftspartner eng an sich gebunden haben. Seien es Handelsfirmen mit deren Lieferanten oder die oft zitierten Automobilhersteller. Noch werden aber zumeist Teilekataloge über EXCEL oder CDs ausgetauscht. Es wird noch einige Zeit dauern, aber irgendwann werden auch dafür die Computer miteinander kommunizieren.

Warum funktioniert aber das mit EDI-Rechnungen schon ewig?

Leicht zu beantworten: Belege, wie Rechnungen, Lieferscheine etc. unterliegen keinen Änderungen wie Stammdaten. Es gibt immer nur eine definierte Datenquelle.

Einen schönen Herbst wünscht

Ihr Michael Schober

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